مرکز تماس مجازی چیست؟

در این قسمت توسط شرکت آینده البرز جوان در هشتگرد به بررسی اینکه مرکز تماس مجازی چیست؟ می پردازیم.

امروزه با ظهور سیستم های تلفن VoIP، دیگر نیازی به مراجعه همه اپراتورهای مرکز تماس به دفتر نیست. یک مرکز تماس مجازی همان خدماتی را که یک مرکز تماس سنتی برای مشتریان و کسب و کار شما می دهد، ارائه می دهند.

در واقع یک مرکز تماس مجازی درست مانند یک مرکز تلفن سنتی کار می کند. اگرچه محدود به مکان فیزیکی یا ساعات کاری خاص نیست. اپراتورهای مرکز تماس می توانند از خانه، دفتر یا هر جای دیگری که می توانند به اینترنت متصل شوند کار کنند.

در واقع مرکز تماس مجازی یک مرکز تماس است. که در آن نمایندگان و کارکنان یک سازمان به جای اینکه در قسمت‌های مختلف یک ساختمان در مناطق مختلف قرار داشته باشند، پخش می‌شوند.

کارمندان مرکز تماس مجازی ممکن است در واحدهای متمرکز کوچکتر مستقر باشند، اما در بیشتر موارد از خانه خود کار می کنند.

زمانی که کارمند یک شرکت به صورت غیر حضوری در بخش آن شرکت کار می کند. یعنی در گروه اینترنت افراد می توانند کارهای خود را انجام دهند و در منازل یا مکان های مختلف خدمات ارائه دهند. به آن مرکز تماس مجازی می گویند.

مزایای مرکز تماس مجازی

شرکت آینده البرز جوان در هشتگرد به بررسی مزایای مرکز تماس مجازی پرداخته است که در ادامه شما را با آن آشنا می کنیم.

یکی از مزایایی که دارد این است که افرداری که دوست دارند به صورت دورکاری و راحت کار کنند می توانند این شغل را انتخاب کنند و از این مزایای آن استفاده کنند. این مورد برای شرکت مرکز تماس هم مزایا دارد به طوری که کارکنان دورکار استخدام می کند و هزینه ی آن ها برای دفتر زدن کمتر می شود.

همانطور که می دانیم وجود مرکز تماس برای جذب مشتری و ارائه بهترین خدمات به مشتریان ضروری است، قرار دادن این مجموعه در شرکت چه مجازی و چه خصوصی باعث رونق شرکت و جلب رضایت مشتریان می شود.

همانطور که شرکت آینده البرز جوان در هشتگرد گفته بود یکی از مزایای مرکز تماس مجازی دورکار بودن آن است. همچنین کار در خانه باعث حواس پرتی کمتری می شود و امنیت داده ها در نرم افزار مرکز تماس قوی تر از همیشه است. در واقع، مزایای یک مرکز تماس مجازی از خطرات احتمالی آن بیشتر است. تا به اینجا به برخی مزایای کلی پرداختیم اما شرکت آینده البرز جوان در هشتگرد در ادامه به برخی از مزایای کلیدی مرکز تماس تجاری نیز پرداخته است:

مزایای کلیدی مرکز تماس

نظارت بر تماس فوری

فرصت هایی برای استفاده از نظارت بر تماس تلفنی مرکز تماس مجازی وجود دارد. با یک رابط کاربری خوب، می توانید تمام شماره ها، دستگاه ها، صف تماس ها را زیر نظر داشته باشید. این نرم افزار دارای مسیر حسابرسی و رتبه بندی کیفیت می باشد.

این تضمین می کند که نماینده شما بهترین پشتیبانی مشتری را برای تماس های ورودی ارائه می دهد و از بهترین روش ها برای افزایش نرخ تبدیل تماس های خروجی استفاده می کند.

پاسخ به تماس در هر مکان و هر زمان

یکی از مزیت های اصلی یک مرکز تماس مجازی نسبت به یک مرکز تلفن سنتی، توانایی نمایندگان شما برای پاسخگویی به تماس های مشتریان از هر نقطه در هر زمان از شبانه روز است. این به شما امکان می دهد به نمایندگان ماهری که در شهر اداری شما زندگی نمی کنند دسترسی داشته باشید و از آنجایی که برای پاسخ دادن به تماس های مشتریان نیازی به حضور در دفتر ندارند، می توانید از آنها برای تجارت خود استفاده کنید. این به شما این امکان را می دهد که از نمایندگان با تجربه و حرفه ای تر برای ارائه خدمات عالی به مشتریان و افزایش فروش استفاده کنید.

یک مرکز تماس مجازی به تیم شما این امکان را می دهد که بدون افزایش هزینه ها، شبانه روز کار کند. نگهداری از یک دفتر 24 ساعته گران است، اما با یک مرکز تماس مجازی نگران آن نباشید. می توانید تیم خود را در زمان های مختلف برای رسیدگی به تماس ها قرار دهید یا مجبور شوید شخصی را برای کار در شب استخدام کنید.

تعمیر آسان

راه اندازی یک مرکز تماس مجازی سریع تر و آسانتر است نسبت به مرکز تماس سنتی. همچنین با راهنمایی یک ارائه دهنده خدمات مرکز تماس مجازی، فرآیند راه اندازی چند دقیقه طول می کشد.

راه اندازی یک مرکز کنفرانس مجازی

شکی نیست که مرکز تماس مجازی راه حلی محبوب برای شرکت ها است. این محبوبیت تعجب آور نیست. مرکز تماس مجازی فراتر از یک دفتر فیزیکی است و مزایای بسیاری را برای هر مرکز تماسی به همراه دارد.

از آنجایی که مراکز تماس مجازی به عملکرد زیادی نیاز ندارند، راه اندازی آنها یک فرآیند ساده است. اما بهترین قسمت راه اندازی یک مرکز تماس مجازی، نرم افزار مرکز تماس است. اما قبل از راه اندازی یک مرکز تماس مجازی، باید نکاتی را در نظر داشته باشید. در ادامه توسط اطلاعات شرکت آینده البرز جوان به شما خواهیم گفت که چگونه یک مرکز تماس مجازی حرفه ای برای کسب و کار خود بسازید.

یک مرکز تماس مجازی مشخص کنید

تصمیم گیری در مورد نوع مرکز تماسی که می خواهید راه اندازی کنید بسیار مهم است. این ویژگی‌هایی را که باید در نرم‌افزار مرکز تماس مجازی جستجو کنید، خدماتی که قصد ارائه آن را دارید و مهارت‌هایی که تیم شما برای انجام این کار نیاز دارند، مشخص می‌کند. از آنجایی که مراکز تماس می توانند اهداف مختلفی را ارائه دهند، مراکز تماس مجازی نیز انواع مختلفی دارند. ساده ترین راه برای انتخاب این است که بدانید آیا می خواهید کاملاً روی خدمات مرکز تماس تمرکز کنید یا فقط به تماس های دریافتی پاسخ دهید. در اینجا تفاوت بین مراکز تماس ورودی و خروجی تاثیر زیادی در انتخاب مرکز تماس مجازی شما دارد.

تعیین ساختار سازمانی مورد نیاز برای یک مرکز تماس مجازی

بعد از اینکه نوع مرکز تماس را مشخص کردید، وقت آن است که به ساختار سازمانی و بودجه فکر کنید. به طور کلی باید سرمایه گذاری قابل توجهی در زمینه تجهیزات اداری، اجاره فضا، تجهیزات و اینترنت پرسرعت انجام دهید. باید بدانید که با داشتن یک مرکز تماس مجازی، لازم نیست برای همه موارد ذکر شد‌ه هزینه کنید. تنها چیزی که برای یک مرکز تماس مجازی نیاز دارید یک هدست خوب با میکروفون، یک تلفن IP و یک اتصال اینترنتی امن است. البته، بسته به پیکربندی مرکز تماس و خدمات شما ممکن است بودجه شما متفاوت باشد.

انتخاب و نصب نرم افزار مناسب

با توجه به گستردگی خدمات موجود در بازار، خوب است برای انتخاب درست مرکز تماس مجازی، نکاتی را در نظر داشته باشید. انتخاب نرم افزار مرکز تماس به شما کمک می کند تا بهترین ابزار را بر اساس نیاز خود انتخاب کنید. برنامه‌های ارتباطی باید نیازهای شما را برآورده کنند. همچنین قابلیت سفارشی‌سازی را داشته باشند و سایر ویژگی‌های نرم‌افزار خوب که شرکت آینده البرز جوان در هشتگرد نحقیق کرده است شامل موارد زیر است:

امکان برقراری انواع تماس ها اعم از ورودی و خروجی، سابقه تماس با تفکیک نوع تماس ، نمایش تماس های از دست رفته، قابلیت نصب بر روی پلتفرم های مختلف، پشتیبانی از پروتکل ها و فناوری های استاندارد مرکز تماس مجازی، پشتیبانی از زبان های انگلیسی، فارسی و غیره، استفاده آسان و صفحه نمایش ساده با قابلیت سفارشی سازی، بهترین مصرف باتری، دکمه اختصاصی برای تماس با پشتیبانی، سیستم اطلاع رسانی فشار حرفه ای

هنگامی که نرم افزار خود را انتخاب کردید، به یاد داشته باشید که فرآیند راه اندازی مرکز تماس مجازی نباید زیاد طول بکشد. خوشبختانه، در بیشتر موارد، شما فقط باید یک حساب کاربری ایجاد کنید، یک شماره تلفن مجازی دریافت کنید، چند تنظیمات را تغییر دهید و برای برقراری تماس های سریع و پاسخ دادن به آن آماده شوید. در آخر با تشکیل و استخدام تیمی از کارکنان پشتیبانی مرکز تماس مجازی و تمرکز بر روی رشد کسب کار خود می توانید. مرکز تماس مجازی راه اندازی کنید و به راحتی مرکز تماس مجازی خود را بهبود ببخشید.